Zwolnienie lekarskie nie zmienia grafiku — zmienia wymiar czasu pracy do przepracowania. Zgodnie z art. 130 § 3 Kodeksu pracy wymiar w okresie rozliczeniowym obniża się o liczbę godzin usprawiedliwionej nieobecności, które według rozkładu przypadały do przepracowania. Grafik zostaje taki, jaki był — a odjęte godziny wynikają z niego, nie z ryczałtu 8 godzin.
To rozróżnienie decyduje o tym, czy w firmie powstaną nadgodziny, czy niedopracowanie wymiaru.
Z tego artykułu dowiesz się:
- Jak dokładnie obniża się wymiar czasu pracy za dni chorobowe.
- Co się dzieje, gdy pracownik choruje w dniu wolnym albo w dniu dyżuru.
- Czy wolno zmienić grafik pozostałym pracownikom po otrzymaniu e-ZLA.
- Kiedy praca zastępującego staje się nadgodziną z dodatkiem 50% lub 100%.
- Jak oznaczać chorobę w ewidencji czasu pracy i jakie grozi za to grzywna.
Najważniejsze w skrócie
- Wymiar czasu pracy obniża się o godziny z rozkładu, nie o sztywne 8 godzin dziennie (art. 130 § 3 k.p.).
- L4 w dniu wolnym od pracy nie obniża wymiaru ani nie generuje odbioru dnia wolnego.
- Zastępujący zachowuje pełne prawo do 11 godzin odpoczynku dobowego i 35 godzin tygodniowego.
- Nadgodziny z tytułu szczególnych potrzeb pracodawcy — maksymalnie 150 godzin rocznie na osobę.
- Chorobę wpisuje się do ewidencji jako „inną usprawiedliwioną nieobecność” z rodzajem i wymiarem.
Jak L4 obniża wymiar czasu pracy
Kluczowy przepis to art. 130 § 3 Kodeksu pracy: wymiar czasu pracy w okresie rozliczeniowym ulega obniżeniu o liczbę godzin usprawiedliwionej nieobecności przypadających do przepracowania w czasie tej nieobecności, zgodnie z przyjętym rozkładem. Liczy się więc realny grafik pracownika, a nie kalendarzowa liczba dni chorobowych.
W podstawowym systemie różnicy nie widać — dzień roboczy to 8 godzin. W systemie równoważnym z 12-godzinnymi zmianami trzy dni L4 mogą obniżyć wymiar o 36 godzin albo o 0 godzin, zależnie od tego, czy trafiły na zmiany, czy na dni wolne.
| System czasu pracy | 3 dni L4 przypadające na… | Obniżenie wymiaru |
|---|---|---|
| Podstawowy (8 h) | 3 dni robocze pon.–pt. | 24 godziny |
| Równoważny (12 h) | 3 zmiany po 12 h | 36 godzin |
| Równoważny (12 h) | 1 zmiana + 2 dni wolne | 12 godzin |
| Równoważny (16 h, dozór) | 1 zmiana + 2 dni wolne | 16 godzin |
| Podstawowy (8 h) | sob.–niedz. + pon. | 8 godzin |
Najczęstszy błąd kadr. Odejmowanie 8 godzin za każdy dzień L4 w systemie równoważnym. Przy zmianach 12-godzinnych zaniża to obniżenie wymiaru i sztucznie tworzy „niedopracowane” godziny, których pracownik nie ma jak odrobić.
Choroba w dniu wolnym od pracy
E-ZLA obejmuje ciągły okres kalendarzowy — również soboty, niedziele i dni wolne wynikające z rozkładu. Dla ZUS to dni zasiłkowe: świadczenie chorobowe przysługuje za każdy dzień niezdolności, także wolny. Dla czasu pracy jest odwrotnie — dzień wolny nie miał godzin do przepracowania, więc niczego nie obniża.
Nie działa też mechanizm odwrotny. Choroba w dniu wolnym nie daje prawa do „odebrania” tego dnia później, bo pracownik nie utracił żadnej pracy. Kodeks pracy przewiduje wymianę dnia wolnego wyłącznie za pracę wykonaną (art. 151³ i art. 151¹¹ k.p.).
| Dzień objęty e-ZLA | Wpływ na wymiar czasu pracy | Wynagrodzenie chorobowe / zasiłek |
|---|---|---|
| Zaplanowana zmiana | obniża o godziny ze zmiany | tak |
| Dzień wolny z rozkładu (np. sobota) | brak wpływu | tak |
| Niedziela niebędąca dniem pracy | brak wpływu | tak |
| Święto ustawowe | brak wpływu | tak |
| Dzień wolny odebrany za nadgodziny | brak wpływu | tak |
Choroba w dniu planowanego dyżuru
Dyżur to gotowość do pracy poza normalnymi godzinami (art. 151⁵ § 1 k.p.). Czasu dyżuru nie wlicza się do czasu pracy, jeśli pracownik nie wykonywał pracy — więc niewykonany dyżur nie obniża wymiaru czasu pracy. Pracownik niezdolny do pracy nie jest zdolny również do pełnienia dyżuru, a wyznaczenie zastępcy jest obowiązkiem pracodawcy.
Za czas dyżuru — z wyjątkiem dyżuru pełnionego w domu — przysługuje czas wolny odpowiadający jego długości, a przy braku takiej możliwości wynagrodzenie z osobistego zaszeregowania (art. 151⁵ § 3 k.p.). Skoro dyżur się nie odbył, żadne z tych świadczeń nie powstaje.
| Sytuacja | Czas pracy | Rekompensata za dyżur |
|---|---|---|
| Dyżur odwołany z powodu L4 | bez zmian | brak |
| Dyżur przejęty przez inną osobę | bez zmian u chorego | czas wolny albo wynagrodzenie dla zastępcy |
| Dyżur w domu przejęty przez inną osobę | bez zmian | brak czasu wolnego, wynagrodzenie tylko za faktyczną pracę |
| Praca faktycznie wykonana w trakcie dyżuru | wliczana do czasu pracy | wynagrodzenie i ewentualne nadgodziny |
Kontekst. Czas dyżuru nie może naruszać prawa do odpoczynku dobowego i tygodniowego (art. 151⁵ § 2 k.p.). Dokładając dyżur zastępcy, sprawdź jego 11 godzin przerwy między zmianami.
Czy można zmienić grafik pozostałym pracownikom
Rozkład czasu pracy przekazuje się pracownikowi co najmniej na 1 tydzień przed rozpoczęciem okresu, na który został sporządzony, a sporządza się go na co najmniej 1 miesiąc (art. 129 § 3 k.p.). Kodeks nie reguluje wprost zmiany już ogłoszonego grafiku, dlatego bezpieczna praktyka to opisanie przesłanek zmiany w regulaminie pracy lub obwieszczeniu (art. 150 § 1 k.p.).
Nieobecność chorobowa innego pracownika jest typową, obiektywną przyczyną zmiany. Nie zwalnia jednak z norm ochronnych — jeśli przesunięcie zmiany zabiera komuś odpoczynek, zmiana jest wadliwa, choćby pracownik się zgodził.
- Sprawdź obniżenie wymiaru. Odejmij od wymiaru okresu rozliczeniowego godziny ze zmian, które chory miał przepracować (art. 130 § 3 k.p.).
- Znajdź kandydata z zapasem odpoczynku. Zastępca musi mieć zachowane 11 godzin odpoczynku dobowego i 35 godzin tygodniowego.
- Zmień grafik i poinformuj pisemnie. Zmianę odnotuj w rozkładzie i przekaż na piśmie lub elektronicznie — to samo źródło, z którego wynika ewidencja.
- Zakwalifikuj godziny. Ustal, czy powstała nadgodzina dobowa, średniotygodniowa, czy praca w dniu wolnym.
- Rozlicz do końca okresu. Dzień wolny za pracę w dniu wolnym i odbiór nadgodzin bez wniosku — najpóźniej do końca okresu rozliczeniowego.
Zastępstwo to osobny temat — kto może przejąć obowiązki, czy potrzebna jest umowa na zastępstwo i jak wygląda powierzenie innej pracy opisuje artykuł o zastępstwie za chorego pracownika. Tu liczy się wyłącznie strona godzinowa.
Nadgodziny osób zastępujących chorego
Nadgodzina to praca ponad obowiązujące normy albo ponad przedłużony dobowy wymiar wynikający z rozkładu (art. 151 § 1 k.p.). Nieobecność kolegi mieści się w „szczególnych potrzebach pracodawcy” — a te są limitowane: 150 godzin rocznie na pracownika, chyba że układ zbiorowy, regulamin pracy albo umowa o pracę ustalą inną liczbę (art. 151 § 3 i § 4 k.p.).
Sam tydzień też ma sufit: przeciętnie 48 godzin łącznie z nadgodzinami w okresie rozliczeniowym (art. 131 § 1 k.p.). Ten limit nie dotyczy pracowników zarządzających zakładem w imieniu pracodawcy.
| Kiedy wystąpiła nadgodzina | Dodatek | Podstawa |
|---|---|---|
| Zwykły dzień roboczy, ponad dobowy wymiar | 50% | art. 151¹ § 1 pkt 2 k.p. |
| W porze nocnej | 100% | art. 151¹ § 1 pkt 1 lit. a k.p. |
| W niedzielę lub święto niebędące dniem pracy | 100% | art. 151¹ § 1 pkt 1 lit. b k.p. |
| W dniu wolnym udzielonym za niedzielę lub święto | 100% | art. 151¹ § 1 pkt 1 lit. c k.p. |
| Przekroczenie przeciętnej normy tygodniowej | 100% | art. 151¹ § 2 k.p. |
- 150 h — limit nadgodzin rocznie na pracownika (art. 151 § 3 k.p.)
- 48 h — maksymalny przeciętny tydzień łącznie z nadgodzinami
- 11 h — nieprzerwany odpoczynek dobowy — nienaruszalny
- 35 h — nieprzerwany odpoczynek tygodniowy
Odpoczynek pozostałego zespołu
Braki kadrowe nie są wyjątkiem od norm odpoczynku. Art. 132 § 1 k.p. gwarantuje 11 godzin nieprzerwanego odpoczynku w każdej dobie, a art. 133 § 1 k.p. — 35 godzin w każdym tygodniu, obejmujących owe 11 godzin dobowych. Wyjątek dotyczy wyłącznie akcji ratowniczej, usuwania awarii oraz kadry zarządzającej.
Odpoczynek tygodniowy można skrócić do 24 godzin tylko w tych samych sytuacjach albo przy zmianie pory pracy w związku z przejściem na inną zmianę (art. 133 § 2 k.p.). Choroba pracownika nie jest awarią — i nie uruchamia tego wyjątku.
| Norma | Wymiar | Wyjątek | Skutek naruszenia |
|---|---|---|---|
| Odpoczynek dobowy | 11 h | akcja ratownicza, awaria, kadra zarządzająca | równoważny odpoczynek w okresie rozliczeniowym |
| Odpoczynek tygodniowy | 35 h | jw. oraz zmiana pory pracy | skrócenie do minimum 24 h |
| Przerwa przy zmianie ≥ 6 h | 15 min | brak | wliczana do czasu pracy |
| Przerwa przy zmianie > 9 h | dodatkowe 15 min | brak | wliczana do czasu pracy |
| Przerwa przy zmianie > 16 h | kolejne 15 min | brak | wliczana do czasu pracy |
Podwójna zmiana to pułapka. Zmiana 6:00–14:00, a po niej 22:00–6:00 daje tylko 8 godzin przerwy. Zamiast tego przesuń zastępcę na wolny dzień albo rozłóż braki na dwie osoby.
Ewidencja czasu pracy w okresie L4
Pracodawca prowadzi ewidencję czasu pracy dla prawidłowego ustalenia wynagrodzenia i innych świadczeń (art. 149 § 1 k.p.) i udostępnia ją pracownikowi na jego żądanie. Rozporządzenie o dokumentacji pracowniczej (Dz.U. 2018 poz. 2369) wymaga wpisania m.in. rodzaju i wymiaru innych usprawiedliwionych nieobecności w pracy — tu trafia zwolnienie lekarskie.
Godzin pracy nie ewidencjonuje się m.in. przy zadaniowym czasie pracy, u kadry zarządzającej i przy ryczałcie za nadgodziny (art. 149 § 2 k.p.) — ale sam fakt nieobecności chorobowej odnotować trzeba zawsze, bo od niego zależy wynagrodzenie chorobowe.
| Element ewidencji | Co wpisać przy L4 | Uwaga |
|---|---|---|
| Rodzaj nieobecności | choroba / niezdolność do pracy | zgodnie z e-ZLA |
| Wymiar nieobecności | godziny wynikające z rozkładu | nie ryczałt 8 h |
| Godziny przepracowane | 0 za dni objęte L4 | zmiana pozostaje w grafiku |
| Nadgodziny zastępcy | liczba i kwalifikacja dodatku | osobno dla 50% i 100% |
| Dni wolne z tytułu odbioru | z oznaczeniem tytułu udzielenia | wymóg rozporządzenia |
Za naruszenie przepisów o czasie pracy oraz za nieprowadzenie dokumentacji pracowniczej grozi grzywna z art. 281 § 1 k.p. Od 8 lipca 2026 r. jej widełki wynoszą od 2000 zł do 60 000 zł (Dz.U. 2026 poz. 473).
Planowanie grafiku w systemie równoważnym
W systemie równoważnym dobowy wymiar można przedłużyć do 12 godzin w okresie rozliczeniowym do 1 miesiąca; w szczególnie uzasadnionych przypadkach okres wydłuża się do 3 miesięcy, a przy pracach zależnych od pory roku lub pogody — do 4 miesięcy (art. 135 k.p.). Przy dozorze urządzeń i gotowości do pracy limit dobowy sięga 16 godzin, przy pilnowaniu mienia i ochronie osób — 24 godzin.
Po zmianie przedłużonej w wariancie 16- i 24-godzinnym pracownikowi przysługuje odpoczynek co najmniej równy liczbie przepracowanych godzin, niezależnie od odpoczynku tygodniowego (art. 136 § 2 k.p.).
| Wariant równoważnego | Maks. doba | Podstawowy okres rozliczeniowy | Dodatkowy odpoczynek |
|---|---|---|---|
| Ogólny (art. 135 k.p.) | 12 h | 1 miesiąc (do 3 lub 4 m-cy) | brak dodatkowego |
| Dozór urządzeń, pogotowie (art. 136 k.p.) | 16 h | 1 miesiąc | równy liczbie przepracowanych godzin |
| Ochrona osób i mienia, straż zakładowa (art. 137 k.p.) | 24 h | 1 miesiąc | równy liczbie przepracowanych godzin |
| Ruch ciągły (art. 138 k.p.) | 12 h w niektórych dniach | do 4 tygodni | przeciętnie do 43 h/tydzień |
Grafik odporny na L4
- Zapas 1–2 osób na zmianie w okresach szczytowej zachorowalności.
- Rozkład na 1 miesiąc przy 3-miesięcznym okresie rozliczeniowym — łatwiej przesuwać.
- Lista zastępstw z zapisaną godziną ostatniego zejścia ze zmiany.
- Regulamin pracy opisujący przesłanki zmiany grafiku.
Grafik generujący nadgodziny
- Obsada dokładnie równa minimum sanitarnemu lub technologicznemu.
- Rozkład ułożony na cały okres rozliczeniowy bez rezerwy.
- Domyślne zastępstwo „kto był ostatni na zmianie”.
- Odejmowanie ryczałtowych 8 h za każdy dzień L4.
Obalenie popularnych mitów o L4 i grafiku
| Mit | Rzeczywistość | Źródło |
|---|---|---|
| Za każdy dzień L4 odejmuje się 8 godzin wymiaru | Odejmuje się godziny z rozkładu — przy zmianie 12-godzinnej będzie to 12 h | art. 130 § 3 k.p. |
| L4 w sobotę daje prawo do odbioru dnia wolnego | Dzień wolny odbiera się wyłącznie za pracę wykonaną, nie za chorobę | art. 151³ i art. 151¹¹ k.p. |
| Przy brakach kadrowych można skrócić odpoczynek dobowy | 11 h jest nienaruszalne poza akcją ratowniczą i awarią | art. 132 § 1 i § 2 k.p. |
| Nadgodziny zastępcy zawsze mają dodatek 50% | W nocy, w niedzielę i święto oraz przy przekroczeniu normy tygodniowej — 100% | art. 151¹ § 1 i § 2 k.p. |
| Choroby nie trzeba wpisywać do ewidencji czasu pracy | Ewidencja musi zawierać rodzaj i wymiar usprawiedliwionej nieobecności | § 6 rozporządzenia Dz.U. 2018 poz. 2369 |
Warto zapamiętać
- Wymiar czasu pracy obniża się o godziny z rozkładu, a nie o ryczałtowe 8 godzin za dzień (art. 130 § 3 k.p.).
- Choroba w dniu wolnym jest dniem zasiłkowym, ale nie wpływa na czas pracy i nie daje dnia do odbioru.
- Niewykonany dyżur nie wlicza się do czasu pracy i nie rodzi prawa do czasu wolnego ani wynagrodzenia.
- Odpoczynek 11 h na dobę i 35 h w tygodniu obowiązuje niezależnie od braków kadrowych.
- Nadgodziny na szczególne potrzeby pracodawcy: maks. 150 godzin rocznie, tydzień przeciętnie do 48 godzin.
Sprawdź pozostałe obowiązki płatnika
Grafik to jedno — pracodawca ma też obowiązki wobec ZUS i wobec samego pracownika po powrocie z długiej choroby. Zobacz listę obowiązków →
Przeczytaj też
- Kod ICD-10 na zwolnieniu — czy pracodawca go zobaczy
- L4 a koszty pracodawcy — ile naprawdę kosztuje absencja
Źródła
- Państwowa Inspekcja Pracy
- Internetowy System Aktów Prawnych
- Zakład Ubezpieczeń Społecznych
- Biznes.gov.pl
Artykuł ma charakter informacyjny i nie stanowi porady prawnej. Stan prawny na sierpień 2026 r. W sprawach indywidualnych skontaktuj się z Państwową Inspekcją Pracy lub prawnikiem specjalizującym się w prawie pracy. W przygotowaniu tego materiału wykorzystano narzędzia sztucznej inteligencji; treść została zweryfikowana redakcyjnie w oparciu o wskazane źródła.